WordPress

Журнал регистрации и учета больничных листов

Журнал регистрации и учета больничных листов - картинка 1
Предлагаем ознакомиться со статьей на тему: "Журнал регистрации и учета больничных листов". На странице собрана информация с авторитетных источников и сделаны выводы. На все сопуствующие вопросы вам ответит дежурный консультант.

Журнал учета листков нетрудоспособности

Формирование журнала учета листков нетрудоспособности обычно происходит в организациях с большим количеством наемного персонала. Несмотря на то, что этот документ не является обязательным, многие предприятия его все-таки заводят, т.к. в конечном итоге его наличие всегда оправдано.

Зачем нужен документ

Для того, чтобы ответить на этот вопрос, сначала следует разобраться в том, зачем нужны собственно больничные листы.

Каждый заболевший работник обязан обратиться в поликлинику или любой другой медицинский центр для того, чтобы официально подтвердить свое состояние. Свидетельством болезни будет являться листок нетрудоспособности.

Без него отсутствие сотрудника на рабочем месте будет приравниваться к прогулу.

На основе листка работнику в дальнейшем выплачивается пособие по нетрудоспособности и одновременно этот же документ служит основанием для возмещения работодателю части выплаченного пособия из средств ФСС (организация оплачивает работнику только три дня – все остальное идет за счет государственного внебюджетного фонда).

Журнал учета листков нетрудоспособности выполняет сразу несколько функций:

  • систематизирует хранение данных документов;
  • помогает оперативно отыскать тот или иной листок нетрудоспособности при выездных налоговых проверках или по требованию работниками ФСС;
  • позволяет отследить срок предъявления работником больничного листа;
  • дает возможность контролировать лимит оплачиваемых больничных дней.

Большую помощь журнал учета оказывает и специалистам кадровых отделов: информацией из него они пользуются при необходимости подсчета отпускных дней, которые следует продлить, если срок болезни работника приходится на отпускной период.

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

Особенности документа

Если вам нужно создать журнал учета листков нетрудоспособности, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа. Для начала дадим некоторые общие данные.

[2]

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации имеют право писать его в произвольной форме или по шаблону, разработанному внутри компании (если таковой, конечно, имеется)

Журнал допустимо вести в электронном и «живом» виде. Если журнал распечатан, то все листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи толстой «суровой» нити, затем указать на последней странице количество листов, поставить здесь же печать (при условии, что она применяется в деятельности предприятия) и подпись ответственного за ведение журнала сотрудника.

Удостоверять автографом ответственного лица нужно каждую страницу документа после ее заполнения.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Образец журнала учета листков нетрудоспособности

Как и оформление журнала, его структура и текст отдается на откуп работникам предприятия. При этом при составлении бланка следует учесть несколько немаловажных моментов.

На титульный лист надо написать:

  • наименование компании;
  • дату открытия журнала и дату окончания (вписывается, конечно, после того, как документ будет закрыт);
  • ответственное за ведение журнала лицо;
  • если в организации принята номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы. Сюда надо включить следующую информацию:

  • номер листка нетрудоспособности (он состоит из двенадцати цифр);
  • название организации (читай — поликлиники, больницы, медицинского центра), его выдавшей;
  • должность и ФИО работника;
  • подразделение, в котором он трудится;
  • период нахождения на больничном;
  • код причины нетрудоспособности (вписан в больничный лист);
  • дату предъявления листка представителю работодателя.

При желании можно дополнить таблицу и другими столбцами (например, для подписи предъявителя листка нетрудоспособности и бухгалтера, которому передаются листки для проведения по ним бухгалтерских операций).

Журнал регистрации и учета больничных листов - картинка 2

Сколько времени и как хранить документ

Если предприятие ведет журнал учета листков нетрудоспособности, после его окончания оно обязано озаботиться его хранением. Срок хранения определяется законодательством или внутренними нормативно-правовыми бумагами фирмы (но не меньше пяти лет). Держать журнал нужно в месте, куда нет доступа посторонних лиц, а после утраты актуальности, его можно уничтожить.

http://assistentus.ru/forma/zhurnal-ucheta-listkov-netrudosposobnosti/

Нужно ли вести журнал регистрации больничных листов

Цели ведения

Документ не является обязательным для работодателя. Однако целесообразность ведения подтверждается следующими выполняемыми им практическими задачами:

  • он помогает отследить достижение лимита оплачиваемых дней нетрудоспособности в определенных законом случаях;
  • по нему очень просто отследить соблюдение работником срока предоставления данного документа (в течение полугода со дня его закрытия);
  • при регистрации документа его будет проще отыскать в архиве при запросе листа нетрудоспособности Фондом социального страхования;
  • при использовании такого документа работник кадровой службы сможет подсчитать, на сколько дней необходимо продлить ежегодный оплачиваемый отпуск работнику, заболевшему в период отдыха.

Таким образом, при правильной организации учета и хранения кадровое делопроизводство значительно упрощается.

Форма и бланк

Журнал регистрации больничных листов каждый работодатель может заполнять в удобном для него виде, унифицированная форма законодательно не установлена. В каждой организации может быть, таким образом, разработана собственная форма. За основу можно взять предложенный журнал регистрации больничных листов (образец), скачать его можно по ссылке ниже.

На что рекомендуем обратить внимание при подготовке журнала регистрации:

  • при оформлении титульной страницы (или шапки) нужно использовать идентифицирующие организацию данные: полное фирменное наименование с указанием формы собственности и организационно-правовой формы, ИНН и КПП, адрес, наименование документа; также следует указать даты начала ведения и окончания в целях удобства поиска информации по бланку;

Журнал регистрации и учета больничных листов - картинка 4

  • в табличной части следует в первой графе указать данные о работнике: фамилию, имя, отчество, подразделение и(или) должность, во второй — табельный номер;
  • далее следуют столбцы о самом листке нетрудоспособности: номер, дата выдачи, дата предоставления работодателю, место выдачи;
  • и, наконец, последние графы должны быть предназначены для информации о причине нетрудоспособности, ее периоде, продолжительности, общем количестве дней. Желательно оставить отдельный столбец для примечаний.

Журнал регистрации и учета больничных листов - картинка 5

Журнал регистрации и учета больничных листов - картинка 6

Работодатель может внести и дополнительные графы в случае необходимости. Журнал рекомендуется хранить в надежном месте и страницы в нем нумеровать. По окончании ведения его следует прошить, поставить на прошивке подпись и печать с указанием количества листов. Таков общий порядок хранения и учета кадровой документации. Однако если руководитель не видит в нем необходимости, придерживаться его не обязательно.

Обязанность по ведению данного учетного бланка не установлена законодательно, следовательно, ответственность за отсутствие журнала не предусмотрена. Но стоит учесть, что если руководитель примет решение о его ведении, соответствующие документы должны храниться не менее 5 лет на предприятии, об этом говорится в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

http://ppt.ru/forms/bolnichniy/jurnal

Как вести журнал регистрации больничных листов в 2020 году

Плюсы

Сразу скажем, что наличие журнала регистрации больничных листов и его ведение не относятся к обязанностям нанимателя. То есть его может вообще не быть на вполне законных основаниях. Однако практика показывает, что компании, которые работают с журналом учета больничных листов имеют определенные выгоды. Среди них:

  • проще мониторить количество дней болезни, которые оплачивает компания (первые трое суток недомогания);
  • смотреть за сроком сдачи сотрудником больничного листка (максимальный срок – полгода после больничного);
  • проще найти какой-либо листок, если он понадобился специалистам ФСС.

Нередко случается, что сотрудник заболел во время отпуска. Это значит, что такой отдых должен быть соразмерно пролонгирован на соответствующее количество дней недомогания по листку. В этом и поможет журнал учета больничных листов (образец заполнения – ниже в статье).

Сколько хранить

Отдельный вопрос – в течение какого периода предприятию нельзя расставаться с журналом регистрации больничных листов. При условии, что компания работает с данным регистром, беречь его придется в течение пяти лет. Как ни странно, этот срок устанавливает приказ Минкультуры 2010-го года № 558.

Если не вести образец журнала учета больничных листов

Что касается санкций за неведение журнала учета больничных листов, то здесь всё очевидно. Действует общеправовой принцип: если нет обязанности, то нет и ответственности. Поэтому претензии сотрудников ФСС по поводу его отсутствия будут абсолютно беспочвенны и нелегитимны.

Журнал учета больничных листов: образец заполнения

Стандартной утвержденной государством формы данного регистра нет. Поэтому каждая компания, подстраиваясь под свои особенности, может сделать собственный вариант журнала учета больничных листов. Образец скачать можно и на нашем сайте.
Журнал регистрации и учета больничных листов - картинка 8

В качестве основного ориентира можете воспользоваться нашей версией журнала регистрации больничных листов. Образец скачать можно здесь: скачать образец журнала.

А если больничный в электронном виде?

По электронным больничным пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам рассчитывайте так же, как по бумажным.

Оплачивайте электронные больничные в обычные сроки. Назначить пособие нужно в течение 10 календарных дней с даты, когда в личном кабинете на cabinets.fss.ru появился электронный листок. Далее выдайте пособие в ближайший день для выплаты зарплаты.

Заполняйте свою часть электронного больничного в учетной бухгалтерской программе работодателя либо в личном кабинете страхователя на cabinets.fss.ru. Чтобы войти в личный кабинет, введите логин и пароль от сайта госуслуг. Система попросит подтверждение для доступа к электронной подписи и попросит выбрать сертификат электронной подписи, если сертификатов несколько.

В личном кабинете страхователя вы увидите список всех электронных больничных сотрудников. Журнал учета таких больничных вести просто нет никакого смысла. Они все уже учтены в системе ФСС.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

http://buhguru.com/kadrovaya-rabota/zhurnal-bolnichnyh.html

Образец заполнения журнала больничных листов

Как ведется учет больничных листов в бухгалтерии в 2019 году

Для учета больничных листов целесообразно вести соответствующий журнал. Он пригодится специалисту кадровой службы фирмы в целях отслеживания сроков хранения больничных в организации, а также:

  • получения сведений о периоде нетрудоспособности для отражения данного периода в табеле учета рабочего времени;
  • отслеживания фактов своевременного предоставления больничных листков работниками;
  • получения сведений о периоде нетрудоспособности для продления на соответствующий период отпуска работника.

Узнать о том, как продлевается отпуск при больничном, вы можете в этой статье.

Что представляет собой журнал регистрации больничных

Изучим подробнее то, как может выглядеть журнал, в котором отражаются сведения о больничных листах.

Унифицированный образец журнала учета больничных листов законодательством не установлен. Организация вправе самостоятельно разработать формат соответствующего документа.

Основным элементом структуры журнала, о котором идет речь, может быть таблица, где будут отражены:

  • номера больничных листков;
  • названия медицинских организаций, в которых оформляются больничные листки;
  • Ф. И. О. сотрудников, оформляющих больничные;
  • даты предоставления больничных сотрудниками;
  • периоды временной нетрудоспособности в соответствии с больничными листками;
  • сведения о нарушениях режима лечения и иных обстоятельствах, предопределяющих расчет пособия по временной нетрудоспособности в особом порядке, например в минимальной величине по МРОТ.

Узнать больше о расчете больничного в минимальном и максимальном размерах вы можете у нас на сайте.

Храниться журнал, также как и листки нетрудоспособности, может в специальном помещении или в сейфе (п. 6.2 Положения, введенного письмом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105).

Во многих правовых актах больничный лист именуется документом строгой отчетности (информация ФСС от 01.07.2011, решение ВС РФ от 27.03.2002 № ГКПИ 02-311, приказ Минздрава РФ от 29.01.2004 № 29). Но насколько правомерно относить листки нетрудоспособности к БСО?

Является ли больничный бланком строгой отчетности

Под термином «документ строгой отчетности» может пониматься:

1. Документ, выдаваемый одним субъектом правоотношений другому «под отчет», когда утеря передаваемого документа недопустима и может сопровождаться санкциями. В данном случае — больничные передаются в медучреждения как документы строгой отчетности (пп. 6, 16 Инструкции по приказу № 29).

2. Документ, применяющийся в рамках денежных расчетов (как правило, юридических лиц с физическими) как аналог чека ККТ.

Порядок учета расчетных документов регламентируется большим количеством общеотраслевых нормативных актов. Основной — Закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

В свою очередь, порядок применения больничного как документа строгой отчетности пока что никак не регламентирован на уровне общеотраслевых норм. Однако приказ № 29 детально регламентирует учет листков нетрудоспособности медучреждениями.

Таким образом, листок нетрудоспособности в контексте документов строгой отчетности, применяемых фирмой-работодателем, правомерно рассматривать только на уровне локальных нормативных актов хозяйствующего субъекта.

Узнать больше о применении, в свою очередь, расчетных БСО вы можете в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».

Где можно скачать образец журнала регистрации больничных

Скачать образец журнала учета больничных листов вы можете на нашем портале. Данный документ содержит все те информационные блоки, что мы рассмотрели выше. Скачать журнал учета больничных листов вы можете по ссылке ниже.

Журнал регистрации и учета больничных листов - картинка 9

Журнал можно распечатать — с нужным количеством разворотов и с таблицей, где отражаются сведения о листках нетрудоспособности, прошить и пронумеровать. Порядок применения журнала может быть прописан в учетной политике предприятия.

Узнать больше об особенностях применения учетной политики в организации вы можете в статье «Готовая учетная политика — образец для организации».

Итоги

Больничные листки, предоставляемые сотрудниками работодателю, должны храниться в организации не менее 5 лет (по одной из точек зрения — не менее 6 лет). В целях отслеживания их движения в фирме может применяться журнал учета листков нетрудоспособности. Данный журнал, в котором могут отражаться и иные сведения о соответствующих листках и периодах нетрудоспособности работников, может применяться и в целях оптимизации работы кадровой службы компании.

Узнать больше о различных нюансах применения больничных листков в организации вы можете в этой рубрике нашего сайта.

http://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/obrazec_zapolneniya_zhurnala_bolnichnyh_listov/

Как вести журнал регистрации больничных листов в 2020 году

После передачи сотрудником в бухгалтерию листка нетрудоспособности у руководителя появляется ответственность за хранение документа. Решить задачу помогает ведение журнала регистрации (учета) больничных.

Для чего нужен журнал регистрации больничных листов

Систематизация внутренней документации позволяет оптимизировать ряд рабочих процессов. Ведение журнала учета больничных листков целесообразно по следующим причинам:

  • он помогает своевременно отметить достижение лимита оплачиваемых дней нетрудоспособности;
  • становится проще следить за соблюдением сроков предоставления листков;
  • сокращается время поиска запрошенных ФСС документов;
  • он помогает отследить все случаи, когда нужно увеличить количество дней отпуска по причине перенесенного во время отдыха заболевания.

Перечисленные достоинства проявляются только при систематическом подходе. Если документ ведется в свободном порядке и используется только время от времени, это приводит к формированию неверной информационной базы и сопутствующим ошибкам.

Как заполнять журнал регистрации больничных листов

Не существует унифицированного образца, одинаково актуального для всех учреждений и организаций. За счет этого у руководителей имеется возможность самостоятельного выбора способа представления и упорядочивания больничных листков своих подчиненных. Имеет смысл детально рассмотреть вопрос работы с журналом и официальным путем закрепить основные положения в локальной документации компании, а также установить единый формат журнала. Сформированная таким образом инструкция позволит снизить вероятность ошибок и разночтений.

Моменты, на которые следует обратить внимание при подготовке журнала или рекомендаций по работе с ним:

  • титульная страница или шапка должна содержать идентифицирующую компанию данные, а также информацию о датах начала и окончания ведения журнала;
  • при формировании сводной таблицы стоит включить такие пункты, как: номер листка, ФИО сотрудника, период нетрудоспособности, наименование организации, выдавшей листок нетрудоспособности, дата предоставления документа;
  • дополнительно можно указать вид нетрудоспособности, общее (суммарное) количество дней нетрудоспособности, номер больничного листка, подразделение или отдел, в котором трудится сотрудник, и выделить целый столбец под примечания.

Примечания необходимы для указания особых обстоятельств, влияющих на расчет оплаты больничного.

Заполнять журнал можно ручным способом, но лучше это делать в программе 1С. Для этого нужно будет разработать шаблон документа, утвердить его в локальной документации компании и внедрить его в программное обеспечение.

Сколько хранить журнал

Сроки хранения журнала строго регламентированы. Согласно Приказу Минкультуры от 25.08.10 г. №558 журнал учета больничных листков следует хранить 5 лет при условии, что организация работает с данным регистром.

Обязательно ли вести журнал

Журнал учета больничных листков не является обязательным. Это значит, что контролирующие и принимающие отчеты органы не имеют право требовать его с организаций.

Однако если во внутренней документации компании прописано, что журнал ведется или имеется инструкция по работе с ним, то организации придется его заполнять и делать это корректно. Хранить документ нужно будет либо в сейфе, либо в специальном помещении.

Ответственность, если журнал не ведется

На законодательном уровне не предусмотрено каких-либо санкций за отсутствие подобного документа, поскольку он не является обязательным. Вопрос о целесообразности его ведения решается администрацией компании. Проблемы у кадровика или бухгалтера могут возникнуть только в том случае, если внутри организации принято вести данный журнал, но он не заполнялся или с ним работали не по установленному образцу.

Журнал учета (регистрации) больничных листов призван структурировать информацию обо всех случаях нетрудоспособности в организации. Однако обязательным документ не является и не существует единого способа его ведения. Руководитель сам решает вопросы, касающиеся работы с журналом. Задача может быть перепоручена и непосредственно исполнителю — кадровому работнику, секретарю или специалисту по документообороту.

В целях экономии времени и исключения ошибок целесообразно закрепить форму журнала в 1С:ЗУП, а сам документ заполнять автоматически в программе.

http://www.1cbit.ru/blog/kak-vesti-zhurnal-registratsii-bolnichnykh-listov-v-2020-godu/

Правила оформления журнала учета листков нетрудоспособности – образец и бланк для скачивания

Листок временной нетрудоспособности – это бланк строгой отчетности. Он выпускается по строго определенной форме, имеет инвентарный номер, степени защиты.

В медицинских учреждениях и ФСС процесс учета и хранения листов детально регламентирован законом. В организациях, которые являются страхователями (предприятия), также ведется такой учет с помощью заполнения журнала регистрации.

Сроки хранения больничных листов

Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, указывает, что больничные листы должны храниться 5 лет.

Важно! Закон о страховых взносах говорит, что все документы, на основании которых осуществляются выплаты, должны храниться 6 лет. Именно этим законом следует руководствоваться.

Это решение обосновано тем, что ФСС является органом, с которым экономический субъект взаимодействует непосредственно при назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности.

Приказ Минкульта и Приказ ФСС имеют равную юридическую силу, но работает с документооборотом именно ФСС. Это означает, что бумаги, непосредственно связанные с начислением пособий по временной нетрудоспособности, должны храниться 6 лет.

Как ведется учет в организации?

Систематизировать процесс учета и сохранности больничных листов поможет журнал их регистрации.

Журнал учета можно также именовать книгой. Это не принципиально.

Журнал регистрации листков должен соответствовать следующим требованиям:

  • Журнал регистрации и учета больничных листов - картинка 10На титульном листе указывается полное наименование предприятия, название документа ( «Журнал регистрации больничных листов»), а так же период. Периодом является календарный год.
  • Страницы журнала нумеруются и прошиваются;
  • На последней странице указывается число страниц, ставится дата нумерации и прошивки за подписью и печатью (при наличии) руководителя.
  • В журнале должно быть указано лицо, ответственное за его ведение.

Обязательно ли вести книгу регистрации?

Закон не обязывает вести журнал учета листков нетрудоспособности, но делать это рекомендуется в целях:

  1. Учета лимита оплачиваемых дней по каждому работнику:
  2. Отслеживания срока предоставления листка нетрудоспособности работником на предприятие.
  3. Для быстрого поиска бланков при предоставлении в органы ФСС для проведения сверок и проверок.
  4. Для установления виновного лица в случае потери или иной утраты и возмещения материального вреда.

Какую форму нужно использовать?

Важно! Единой унифицированной формы для ведения этого журнала нет, поэтому организация может самостоятельно разработать форму этого журнала.

Каждый лист журнала должен содержать следующие элементы:

  • Номер страницы;
  • Фамилия, имя, отчества застрахованного лица;
  • Номер и серия листка нетрудоспособности;
  • Основание выдачи больничного (заболевание, травма, беременность)
  • Дата начала и дата окончания заболевания включительно;
  • Продолжительность нетрудоспособности в днях;
  • Сумма начисленного пособия;
  • Рекомендуется добавить графы лимита оплачиваемых дней на начало и конец болезни.

Инструкция по заполнению

Существуют общие правила к заполнению бланков, имеющих юридическую силу:

  1. Журнал регистрации и учета больничных листов - картинка 11Все записи необходимо делать черной гелевой или перьевой ручкой.
  2. Данные заносятся разборчивым почерком, ошибки и помарки не допускаются. В случае ошибочной записи ее следует аккуратно зачеркнуть, внести исправление и подписать «Исправленному верить» за подписью ответственного лица, заполняющего документ.
  3. Использование корректирующих средств («штрих», специальный ластик) недопустимы.

Нарушение общих правил ведения, учета и регистрации документов может привести к потере ими юридической силы. Их нельзя будет использовать в суде или других правоохранительных органах в качестве доказательства в случае споров.

Скачать бланк и образец формы

Ниже предлагаем скачать бланк журнала, рекомендованный к использованию для учета больничных листов, а также образец его заполнения.

Скачать бланк журнала учета листков нетрудоспособности – word.

Скачать образец заполнения книги регистрации больничных – word.

Журнал регистрации и учета больничных листов - картинка 12

Следует ли отдельно вести книгу для испорченных или утерянных бланков?

Книгу учета утерянных, украденных или испорченных бланков листков нетрудоспособности обязаны вести только медицинские учреждения и органы ФСС. Для экономических субъектов такое правило не установлено.

Однако существуют строгие правила действий для работников и работодателей в случае утери первичного бланка

  1. В случае, если работник «не донес» до места работы листок нетрудоспособности в случае его утери или порчи, его можно восстановить. Работнику следует взять справку, что пособие по данному листку не выплачивалось, и по этой справке получить дубликат документа.
  2. Если больничный лист утерян ответственным лицом. В случае установления данного факта контролирующими или инспектирующими органами сумма, начисленная по этому листу, должна быть возвращена в органы ФСС, или не принята к зачету. В этом случае встает вопрос о возмещении вреда, нанесенного работником (бухгалтером);
  3. В случае если врач испортил документ или допустил в нем ошибку, медицинское учреждение выдает дубликат;
  4. В случае если бухгалтер испортил документ, то он должен внести в него исправления установленным законом способом.

Важно! Случаи утери, порчи или иной утраты больничных листов на предприятии крайне редки, и поэтому вести отдельный реестр регистрации таких случаев не нужно.

Достаточно будет сделать соответствующую пометку в журнале учета и регистрации больничных листов.

Выводы

Учет, хранение и регистрация листков нетрудоспособности на предприятии должны быть четко организованы с возложением соответствующих полномочий на отдельное ответственное лицо.

Несмотря на то, что закон прямо не обязывает работодателя документировать этот процесс, это все же необходимо делать. Это в интересах самого работодателя, так как утеря или иная утрата первичных документов влечет за собой финансовые потери.

http://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/bolnichnyj/dokumenty-bl/zhurnal-ucheta-listkov-netrudosposobnosti.html

Журнал учета листов нетрудоспособности

Больничный лист – документ, подтверждающий временную нетрудоспособность, который предоставляется только трудоустроенным гражданам. Бумага является доказательством законных оснований отсутствия лица на рабочем месте и защищает служащего от применения норм дисциплинарной ответственности за прогулы. Кроме того, на основании больничного листка сотруднику выплачиваются денежные средства из бюджета предприятия, а также от службы социального страхования.

Порядок ведения журнала регистрации бланков

Журнал регистрации и учета больничных листов - картинка 13Больничный лист – документ строгой отчетности, оборот которого подчиняется строгим правилам и требованиям законодательства. Его составление осуществляется на основании таких правил:

  • ограниченный список оснований для получения – заболевание близкого родственника или собственный недуг;
  • документы подлежат государственному контролю;
  • изготавливаются бланки только лицензированным предприятием, наделенным правом присвоения персонального номера документу;
  • заполненные больничные листки выдаются только под подпись лишь самому владельцу;
  • предоставление листов нетрудоспособности – полномочие лишь лицензированных медицинских учреждений (имеется в виду разрешение на осуществление лечебной деятельности);
  • согласно правилам делопроизводства, документ должен быть представлен работодателю в строгие сроки (максимум полгода), иначе получить денежную компенсацию не получится.

На предприятии листок передается работнику отдела кадров, который вносит в рабочий табель отметку об отсутствии по причине недуга. Затем документ направляется в бухгалтерию для осуществления оплаты. Выплата и начисление пособия по нетрудоспособности происходит в таком порядке:

  1. работник кадров регистрирует документ в специальном журнале, после чего передает его в бухгалтерию фирмы;
  2. бухгалтер готовит документы на осуществление выплат из производственного бюджета, а затем на протяжении пяти суток направляет документ в службу социального страхования для оплаты;
  3. с ближайшей зарплатой (авансом) служащему приходит компенсация за три пропущенных дня, которая выплачивается фирмой;
  4. в зависимости от даты получения больничного формуляра службой ФСС, выплаты поступают на счет сотрудника на протяжении одной недели.

После оплаты листка временной нетрудоспособности, документ крепится к личному делу трудоустроенного гражданина, и подлежит хранению вместе с другими бланками и формами. Максимальный срок хранения не обозначен в законе. Руководствуясь статьями Закона «О страховых взносах» можно сделать вывод, что все официальные листки, на основании которых делаются денежные выплаты гражданам, должны храниться минимум шесть лет.

Особое внимание нужно уделять правилам учета документов по нетрудоспособности, с целью защиты интересов участников и доказывания важных моментов при возникновении споров в будущем. Нет единых требований к тому, какие учетно-регистрационные документы должны присутствовать на фирме для сбора и контроля оборота сведений о больничных листках. Чаще всего для этого используется книга (или журнал) бланков нетрудоспособности.

Ведение журналов регистрации листков нетрудоспособности необязательно. Оформление таковых – право работников кадрового аппарата, позволяющее систематизировать информацию и, не потерять важные отчетные документы. Но при оформлении книг предстоит руководствоваться универсальными требованиями к их составлению и форме.

Так, согласно правилам оформления, тетрадь должна быть подготовлена на основании таких правил:

  • обязательно добавление титульной страницы книги (регистрации листков нетрудоспособности), содержащей наименование и дату заведения, а также ФИО ответственного работника;
  • все заполненные листы подлежат обязательной нумерации;
  • на последнем листе указывается число страниц и подпись работника, оформившего тетрадь.

Что касается объема книги, то к этому нет единых требований. Число листов зависит от масштабов производства, количества работающих граждан, а также объема информации для внесения. Кадровик самостоятельно решает, какого количества страниц ему будет достаточно для осуществления регистрационной работы.

Порядок ведения журнала

Таблица № 1 «Правовое регулирование»

Наименование документа

Основные регулируемые вопросы

Предусматривает список обстоятельств, допускающих временное отсутствие человека на работе. Дополнительно предусмотрен порядок подтверждения таких причин.

Письмо Министерства Здравоохранения и Социального развития от 11.01.2007 года № 79

Список оснований, позволяющих получение листов нетрудоспособности официально трудоустроенными гражданами.

Приказ Минздрава № 1030 от 04.10.1980 года

Фиксирует порядок контроля оборота бланков.

Учет листков временной нетрудоспособности необходим для реализации следующих целей:

  1. верный подсчет рабочих дней;
  2. контроль сохранности документов;
  3. защита от дисциплинарной ответственности за прогулы;
  4. выявление виновных лиц, допустивших нарушение в производственном процессе (больничный формуляр подтверждает временное отсутствие на работе).

Если принято решение организовать хранение журнала на предприятии, то в учет предстоит принимать следующие правила его заполнения:

  • присвоение регистрационного номера;
  • аккуратное заполнение одной пастой;
  • отсутствие исправлений и зачеркиваний.

[1]

Ответственное лицо

Назначение ответственного лица – прерогатива директора фирмы. Как правило, это кадровый работник. О том, что к числу функциональных обязанностей работника кадрового аппарата добавилась обязанность ведения журнала листков, подтверждающих нетрудоспособность, выносится соответствующий приказ начальника.

Служащий обязан ознакомиться с приказом под роспись.

В функции ответственного работника входят:

[3]

  1. заполнение полей журнала;
  2. своевременное внесение актуальных данных;
  3. прикрепление бланка к личному делу служащего;
  4. контроль оборота документов и гарантия их сохранности.

Нарушение установленных обязательств ведет к дисциплинарной ответственности. Наибольшее нарушение, с которым сталкиваются трудящиеся отдела кадров в этой сфере, утрата больничного формуляра. Решение – подготовка запроса в больницу, выдавшего документ, на изготовление дубликата выписки.

После окончания календарного года или же после завершения чистых страниц в журнале — он передается на хранение в архив. Об этом составляется специальный акт.

Содержание

Тетрадь должна содержать следующие графы для заполнения:

  • личные данные трудоустроенного человека;
  • присвоенный номер больничному листку;
  • дата выдачи листка;
  • название больницы, которой был выдан документ;
  • причина получения – личный недуг или уход за близким родственником;
  • отображение дат, в рамках которых служащий не исполнял вверенный ему труд;
  • количество дней, на протяжении которых лицо отсутствовало на работе (влияет на расчет больничного пособия);
  • примечание;
  • подпись сотрудника, который принял на хранение бланк.


На практике часто возникают вопросы касательно оформления дополнительной тетради, где отображаются сведения обо всех больничных листах, испорченных или потерянных во время хранения на предприятии. Такие учеты вестись не должны. Только больницы оформляют ведомости по сохранности и использованию бланков нетрудоспособности.

При потере или порче формуляра организация инициирует процедуру восстановления листка. С этой целью сам болевший гражданин или администрация фирмы обращаются в больницу за изготовлением дубликата выписки.

Если же бумага была потеряна до осуществления денежных выплат, то лица, допустившие утрату (бухгалтер, кадровик), могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности. Дополнительно может удерживаться денежная компенсация в пользу работника, если из-за утраты/порчи не были выплачены деньги, и в будущем взыскать их не получится.

Шесть лет – минимальный срок хранения журнала и, эта дата начинает считаться с того момента, когда тетрадь была передана в архив по окончании календарного года.

http://urlaw03.ru/trudovye/article/zhurnal-ucheta-listov-netrudosposobnosti

Литература

  1. Исследования по истории и теории развития авиационной и ракетно-космической науки и техники: моногр. . — М.: Наука, 2011. — 264 c.
  2. Ушаков, Н.А. Международное право; Institutiones, 2011. — 304 c.
  3. Додонов Большой юридический словарь / Додонов, В.Н. и. — М.: ИНФРА-М, 2013. — 790 c.
  4. Ивакина, Н.Н. Основы судебного красноречия (риторика для юристов); М.: Юристъ, 2012. — 384 c.
  5. Малько, А. В. Теория государства и права в вопросах и ответах. Учебно-метадитеческое пособие / А.В. Малько. — М.: Издательский дом «Дело» РАНХиГС, 2015. — 352 c.

Добавить комментарий

Мы в соцсетях

Подписывайтесь на наши группы в социальных сетях