WordPress

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов - картинка 1
Предлагаем ознакомиться со статьей на тему: "Сроки хранения кадровых документов". На странице собрана информация с авторитетных источников и сделаны выводы. На все сопуствующие вопросы вам ответит дежурный консультант.

Документы в кадрах обязательные

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ и СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ по кадрам

Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.

Трудовой кодекс дополнен новой главой 48.1, устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2017 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот.

Перечень обязательных кадровых документов организации

http://www.assessor.ru/notebook/dogovor/perechen_kadrovyh_dokumentov/

Таблица сроков хранения кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов - картинка 2Сроки хранения кадровых документов - картинка 2

Зачем архивировать кадровые документы

Кадровая документация издается по поводу отношений работников и работодателей. Последствия этих отношений проявляются на протяжении длительного времени. Потеря или порча трудовой книжки, потеря других бумаг приводит к необходимости их восстановить. Например, важно хранение трудовых договоров по кадровому делопроизводству. С их помощью восстанавливаются сведения о средних заработках для расчета пенсий или размера пособий.

Сколько хранить документацию по кадрам

Сроки хранения документов по кадрам варьируются от 1 до 75 лет. Полный перечень сроков приведен в Приказе Минкульта № 558 от 25.08.2010. Используйте в работе памятку: таблицу сроков хранения кадровых документов.

Вид кадрового документа

Срок хранения, год

Основание для хранения

По личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников)

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

(75, если оформлены до 2003 г.)*, **

Стр. 657, 658 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)

На руководителей — постоянно.

На сотрудников — 75** либо 50 лет (75, если оформлены до 2003 г.)*, **

Стр. 656 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

При тяжелых и опасных условиях труда — 50 (75, если оформлены до 2003 г.)*

Стр. 586 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Правила трудового распорядка

1 год после замены их новыми

Стр. 773 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Графики предоставления отпусков

Стр. 693 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Штатные расписания и изменения к ним

Стр. 71 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

  • по месту разработки или утверждения

3 года после замены новыми

Подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и др.)

Невостребованные — 50; 75 — если оформлены до 2003 г.*

Стр. 664 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Бумаги по командировкам (служебные задания, отчеты, переписка)

5 лет (по долгосрочным зарубежным командировкам — 10 лет)**

Стр. 669 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

5 лет после возвращения из командировки.

Для командированных в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностям — 50; 75 — если оформлены до 2003 г.*

Стр. 668 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

О несчастных случаях на производстве

Ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1 ТК

* Сроки хранения кадровых документов, которые установлены Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, требуется привести в соответствие со статьей 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. То есть если документы созданы до 2003, они должны храниться 75 л. со дня создания. С 2003 — 50 л. со дня создания.

** Часть документов хранится постоянно.

*** Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Эти документы отменили с 08.01.2015.

Как правильно хранить кадровые документы

Документация кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению. Ответственность возложена на руководителя и инспектора по кадрам. Правила и требования к хранению кадровых документов в организации утверждаются специальным положением.

Архив предприятия организуется в специальном помещении.

Организации вправе передавать кадровые документы на хранение в госархивы (125-ФЗ).

На крупных предприятиях все вопросы определения сроков и отбор к уничтожению проводит специальная экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Создается приказом руководителя предприятия.

Сроки хранения кадровых документов - картинка 6

В ее компетенцию входят вопросы:

  • разработка номенклатуры и порядка ведения дел в делопроизводстве;
  • экспертиза ценности отдельных кадровых документов;
  • розыск недостающих дел для постоянного хранения и дел по личному составу;
  • восстановление испорченных и утраченных кадровых документов.

Утвержденная ЭПК номенклатура дел выглядит следующим образом.

Сроки хранения кадровых документов - картинка 7

Документация по кадрам, подлежащая архивированию, формируется в дела. Дела соответствуют утвержденной номенклатуре. Обложка каждого дела содержит:

  • наименование организации и подразделения;
  • номер дела;
  • заголовок;
  • срок нахождения в архиве.

Например, на деле с заголовком «Заявления работников» в разделе срок хранения заявлений работников в отделе кадров указано:

  • 75 л. — для заявлений руководителей и сотрудников, вошедших в личные дела;
  • 5 л. — для заявлений сотрудников, которые в эти дела не вошли.

Обложка папки выглядит вот так:

Сроки хранения кадровых документов - картинка 8

Правила помещения документации в папку на хранение:

  • изданы в одном году;
  • вшиваются оригиналы оформленных и исполненных;
  • порядок — по номерам и в хронологическом порядке.

Дела сдаются в архив организации по сдаточной описи (Приложение 23 Приказа № 526 от 31.03.2015). Там их ставят на учет и размещают в хранилище.

Дела сроком хранения до 10 лет включительно в архив не сдают. По истечении периода их уничтожают (п. 4.2 Приказа № 526 от 31.03.2015).

Что делать, если срок не истек, но документ поврежден или испорчен

Кадровые акты, утраченные или испорченные, подлежат восстановлению:

  • это отвечает нормам законодательства;
  • защищает интересы работников;
  • отводит руководителей от ответственности по КоАП.

Утраченные подлинники восстанавливаются в несколько этапов:

  • составляется акт об утрате с указанием причин (халатность, чрезвычайное происшествие, массовая утрата или порча);
  • создание или заказ дубликата;
  • восстановление содержания;
  • сбор подписей сотрудников.

Например, срок хранения приказов по кадрам — 75 лет. Утраченные или испорченные приказы подлежат обязательному восстановлению. Дубликаты передаются в архив с указанием реквизитов акта ЭПЦ.

Что делать, когда срок истек

Все кадровые дела с истекшим сроком хранения уничтожаются по специальному регламенту:

  • проводится их экспертиза;
  • ЭПЦ готовит перечень и акт на уничтожение;
  • выбирается удобный способ утилизации.

Как накажут за нарушения

Правила сохранения кадровой документации должны строго соблюдаться. За нарушение предусмотрена гражданско-правовая и административная ответственность. Регламентируется она статьями 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ.

Виды наказания ответственных лиц:

[3]

  • предупреждение;
  • штраф от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП);
  • дисквалификация на срок от 1 до 3 лет при грубом или повторном нарушении (ч. 2 ст. 5.27 КоАП).

http://gosuchetnik.ru/kadry/tablitsa-srokov-khraneniya-kadrovykh-dokumentov

Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов

Сроки хранения кадровых и сопутствующих им документов, которыми обычно занимается кадровая служба, Вы найдете в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.

Приведем выдержку из этого документа.

Зарегистрировано в Минюсте России 6 февраля 2020 г. N 57449

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

от 20 декабря 2019 г. N 236

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ,
ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ,
С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

В соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2018, N 1, ст. 19), подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034; 2018, N 52, ст. 8239), приказываю:

Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

Федерального архивного агентства

от 20.12.2019 г. N 236

ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ,
ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ,
С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

I. Общие положения

1.1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее — Перечень) подготовлен в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169, 2018, N 1, ст. 19), с подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034; 2018, N 52, ст. 8239) с учетом положений федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, состав и сроки хранения архивных документов.

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее — документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее — организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.

1.3. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

II. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения

Сроки хранения кадровых документов - картинка 10

Сроки хранения кадровых документов - картинка 11

Сроки хранения кадровых документов - картинка 12

Сроки хранения кадровых документов - картинка 13

Сроки хранения кадровых документов - картинка 14

Сроки хранения кадровых документов - картинка 15

Сроки хранения кадровых документов - картинка 16

Сроки хранения кадровых документов - картинка 17

Сроки хранения кадровых документов - картинка 18

Сроки хранения кадровых документов - картинка 19

Сроки хранения кадровых документов - картинка 20

Сроки хранения кадровых документов - картинка 21

Сроки хранения кадровых документов - картинка 22

Сроки хранения кадровых документов - картинка 23

Сроки хранения кадровых документов - картинка 24

Сроки хранения кадровых документов - картинка 25

Сроки хранения кадровых документов - картинка 26

1 Срок хранения «Постоянно» означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Срок хранения «До минования надобности» не может быть менее одного года.

Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение.

2 ЭПК — Экспертно-проверочная комиссия.

3 Здесь и далее срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения (статья 22.1 Федерального закона N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации»).

http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/sroki-khraneniya-kadrovykh-i-soputstvuyushchikh-dokumentov.php

Изменились сроки хранения кадровых документов

12 февраля вступил в силу приказ Федерального архивного агентства, который утвердил новые правила делопроизводства и архивного хранения документов. А 18 февраля начинает действовать новый Перечень типовых управленческих архивных документов.

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 касается государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вне зависимости от их организационно-правовых форм и от формы собственности. До этого времени все организации пользовались перечнем, который был утвержден в 2010 году. Он включал более 1 000 наименований типовых управленческих документов, тогда как новый — всего 657. Сокращение произошло за счет объединения некоторых видов переписки в один документ.

Для каждого документа в перечне указаны сроки хранения. По некоторым видам они отличаются от тех, что были в предыдущем варианте.

Новые сроки хранения кадровых документов:

Вид документацииПеречень № 236
Документы, касающиеся зарплатных выплат: сводные расчетные и платежные ведомости, расчетные листы по зарплате, пособиям, социальной помощи и пр.6 лет (если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 50/75 лет)*График отпусков3 годаКниги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков5 летДокументы о дисциплинарных взысканиях3 годаТабели (графики), журналы учета рабочего времени5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 50/75 лет)Согласие на обработку персональных данных3 годаДокументы о командировках5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 50/75 лет)

* Правило 50/75 регулирует срок хранения документа в зависимости от даты окончания делопроизводства: документы, завершенные до 2003 года, по-прежнему нужно хранить 75 лет, а вот документы, работа по которым завершена после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Под действие принципа 50/75 подпадают также трудовые договоры, документы о приеме, увольнении или переводе, личные карточки работников.

[1]

Стоит обратить внимание, что по новым правилам ответственность за организацию делопроизводства, сроков хранения документов ложится на плечи руководителя органа власти или сотрудника, исполняющего обязанности руководителя.

http://kontur.ru/articles/5708

Каков срок хранения кадровых документов в организации

Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения

Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг. Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микроработодателям, у которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению: для документов, оконченных делопроизводством после 01.01.2003, это может быть 50 лет, до этой даты — 75 лет, а отдельные документы вообще в течение всего периода существования компании. К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.

На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются (это 3 года и 5 лет соответственно).

Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве

На первый взгляд трудно уловить общее в этих двух документах. Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия. Он оформляется индивидуально с каждым принятым на работу сотрудником и содержит подписи работника и директора.

Ознакомиться с образцом трудового договора и скачать его бланк можно в статье «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор».

Список работников, трудящихся на вредном производстве, оформляется в виде перечня и подписей сотрудников не содержит. Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).

ВАЖНО! Если работник фирмы трудится в тяжелых, опасных или вредных условиях (при наличии соответствующего стажа), пенсия ему назначается в соответствии с подп. 1–10, 12 п. 1 ст. 30 закона № 400-ФЗ.

Однако указанные документы имеют важный объединяющий признак — срок их хранения составляет 50/75 лет (в зависимости от даты издания документа).

ВАЖНО! Срок хранения кадровых документов в организации определяется на основе Перечня типовых архивных документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

О сроках хранения иных документов, образующихся в деятельности юрлица, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Сроки хранения кадровых документов на примере

Про периоды, в течение которых кадровая документация должна сохраняться, расскажем на конкретном примере.

Бухгалтеру ООО «Премьера» Савиной Н. П. при приеме на работу сообщили, что помимо прямых обязанностей, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью, ей придется вести и кадровый учет. По мнению руководства, кадровый документооборот в компании незначительный и времени на этот участок работы потребуется немного, так как штат фирмы составляет 18 человек.

Согласившись с такими дополнительными обязанностями, Савина Н. П. приступила к своим обязанностям. Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время. Оформление кадровых документов требовалось не так часто — новые сотрудники не появлялись, остальные успешно трудились на своих местах, в командировки пока тоже никто не собирался, да и внутренние переводы с одного рабочего места на другое в фирме не практиковались. Поэтому в шкаф с кадровой документацией практически никто не заглядывал.

Тем не менее бухгалтер Савина Н. П. о своих кадровых обязанностях не забывала, поэтому после сдачи очередного отчета приступила к изучению имевшихся на тот момент кадровых документов. Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст. Отдельные дела включали документы с разными сроками хранения (1 год, 3 года, 5 лет и 50/75 лет), в том числе часть их утратила свои качества носителей информации.

Работы по разборке кадровой документации Савина Н. П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов. Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 236. О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе.

Таблица сроков хранения

Шкаф с кадровой документацией состоял из нескольких отделений. Бухгалтер Савина Н. П. начала разбор бумаг с первого отсека. Результаты ее работы представлены в таблице.

Информация из Перечня, утвержденного приказом № 236

http://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/kakoj_srok_hraneniya_kadrovyh_dokumentov_v_organizacii/

18 февраля изменятся сроки хранения кадровых документов

Что случилось?

Росархив издал приказ от 20.12.2019 № 236, которым утвердил новый перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Документ вступает в силу 18.02.2020 и заменит приказ Минкультуры о сроках хранения документации, который утратит силу.

Больше всего изменений произошло в порядке хранения кадровых документов. Некоторые из них теперь нужно хранить дольше, а некоторые можно уничтожить быстрее. Для ряда документов установлены специальные сроки хранения.

Специальный срок хранения кадровых документов

Для отдельных видов кадровых документов чиновники установили специальный срок хранения. В частности:

  • уведомления, предупреждения работников нужно хранить 3 года (п. 436 перечня);
  • заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии по новым правилам хранятся один год (п. 451 перечня);
  • журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) работодатели теперь должны хранить минимум 45 лет (пп. «а» п. 423 перечня).

Для некоторых кадровых документов срок хранения теперь зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство. В перечень таких документов вошли:

  • трудовые договоры (п. 435 перечня);
  • документы о приеме, переводе, увольнении работников (пп. «а» п. 434 перечня);
  • личные карточки работников (п. 444 перечня).

Чиновники разделили сроки хранения так:

  1. При окончании делопроизводства до 01.01.2003 срок хранения — 75 лет.
  2. При окончании делопроизводства после 01.01.2003 срок хранения — 50 лет.

В настоящее время срок хранения для всех этих документов составляет 75 лет.

Какие кадровые документы придется хранить дольше

В перечне, утвержденном Росархивом, указано, что увеличены сроки хранения таких документов, как:

  • график отпусков (п. 453 перечня) — 3 года, а не один год;
  • книги, журналы, карточки учета работников (пп. «ж» п. 463 перечня) — 5 лет вместо 3 лет;
  • базы данных отпусков работников — 5 лет вместо 3 лет.

Уменьшенный срок хранения кадровых документов

Для многих кадровых документов Росархив сократил сроки хранения. В их число вошли:

  • документы о дисциплинарных взысканиях в отношении работников (пп. «д» п. 434 перечня) — 3 года вместо 5 лет;
  • заявки о потребности организации в иностранных работниках (п. 377 перечня) — один год вместо 5 лет;
  • документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (п. 409 перечня) — 5 лет, а не постоянно;
  • книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий (п. 424 перечня) — 45 лет, а не постоянно.

Образцы подписей материально ответственных лиц теперь нужно хранить в течение 5 лет после смены материально ответственного лица.

[2]

Ответственность за нарушение порядка хранения кадровых документов

Многие кадровые документы содержат персональные данные работников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность — лично руководитель. За нарушение правил хранения документации предусмотрена административная ответственность по статье 13.20 КоАП РФ . Наказание предусмотрено в виде наложения на должностное лицо штрафа в размере от 300 до 500 рублей.

Организации имеют право не создавать у себя архивы для хранения документов, а передавать их на хранение в государственные архивы.

http://ppt.ru/news/143979

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации.

Нормативная база

Продолжительность нахождения в архиве документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство. Недавно Росархив установил новые сроки хранения кадровых документов, поэтому рекомендуем пересмотреть ЛНА, чтобы учесть в них изменения.

Сроки хранения документов устанавливают:

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
  3. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, что нормативные акты, которые определяют, сколько хранятся документы в архиве организации, носят рекомендательный характер.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел.

1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

  • наименование организации (в полном виде);
  • наименование структурного подразделения (в полном виде);
  • номер дела (в соответствии с номенклатурой);
  • заголовок дела;
  • срок сбережения документов по номенклатуре. К примеру, срок хранения приказов по основной деятельности — постоянно, но если организация не является источником комплектования архивов, то до ее ликвидации.

2. В дело подшиваются:

  • только оформленные и исполненные документы;
  • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев;
  • изданные в одном календарном году.

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела. На каждом ставят сроки хранения приказов по личному составу: например, на папке с приказами о предоставлении отпуска по уходу за ребенком — 75 лет, с приказами о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска — 5 лет, с приказами о дисциплинарных взысканиях — 3 года и т. д.

Сроки хранения

В таблице приведены сроки хранения документов по номенклатуре дел и статьи по перечню, который действует с начала 2020 года.

Продолжительность нахождения в архиве компании

http://clubtk.ru/nomenklatura-del—sroki-khraneniya-dokumentov-i-stati-

Литература

  1. Ромашкова И. И. Жилищное право; Питер — Москва, 2009. — 160 c.
  2. Научно-практический комментарий к Земельному кодексу Российской Федерации с постатейными материалами и судебной практикой / Под редакцией С.А. Боголюбова. — М.: Юрайт, 2018. — 800 c.
  3. ред. Карпунин, М.Г. Экономический эксперимент и право; М.: Юридическая литература, 2011. — 160 c.
  4. Малько, А.В. Теория государства и права / А.В. Малько. — М.: Юридический центр Пресс, 2007. — 768 c.
  5. Карсетская, Е. В. Проверка трудовой инспекции. Практические рекомендации для работадателя / Е.В. Карсетская. — М.: АйСи Групп, 2016. — 168 c.

Добавить комментарий

Мы в соцсетях

Подписывайтесь на наши группы в социальных сетях